Każdy pracodawca w Polsce ma obowiązek zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Pytanie nie brzmi czy mieć obsługę BHP, ale jak ją zorganizować. Własny etatowy specjalista, zewnętrzna firma lub pracownik łączący obowiązki BHP z innymi zadaniami – każde rozwiązanie ma swoje uzasadnienie w zależności od wielkości firmy, branży i specyfiki prowadzonej działalności.
Czym jest outsourcing BHP i na czym polega?
Outsourcing BHP polega na powierzeniu realizacji zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy zewnętrznemu podmiotowi – specjalistycznej firmie lub ekspertowi – zamiast zatrudniania własnego pracownika na etacie. Przepisy prawa pracy dopuszczają taki model i precyzują warunki, przy których jest on możliwy.
Firma świadcząca outsourcing BHP przejmuje obowiązki służby BHP wynikające z kodeksu pracy i rozporządzeń wykonawczych:
- przeprowadzanie szkoleń wstępnych i okresowych
- sporządzanie i aktualizowanie dokumentacji BHP
- dokonywanie oceny ryzyka zawodowego
- udział w postępowaniach powypadkowych
- reprezentacja pracodawcy przy kontrolach PIP
Zakres tych zadań jest identyczny jak przy etatowym pracowniku BHP.
Jakie są główne zalety outsourcingu BHP?
Koszt jest pierwszym i najczęściej wskazywanym argumentem. Etatowy specjalista BHP to nie tylko wynagrodzenie, ale też ZUS, urlopy, szkolenia i koszty zastępstwa podczas nieobecności. Przy małych i średnich firmach ryczałtowy koszt miesięcznej obsługi przez zewnętrzną firmę jest zazwyczaj wielokrotnie niższy niż utrzymanie etatu.
Dostęp do wiedzy jest kolejnym argumentem. Zewnętrzna firma BHP obsługuje jednocześnie wiele podmiotów z różnych branż, co oznacza że jej specjaliści mają szerokie doświadczenie praktyczne i są na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami. Etatowy specjalista BHP w małej firmie może przez lata nie spotykać się z sytuacjami, które zewnętrzna firma obsługuje regularnie.
Elastyczność jest zaletą szczególnie docenianą przy sezonowym wzroście zatrudnienia, nowych inwestycjach lub rozszerzeniu działalności. Zewnętrzna firma dostosowuje zakres usług do aktualnych potrzeb bez konieczności zmiany warunków zatrudnienia.
Kiedy outsourcing BHP może nie być optymalnym rozwiązaniem?
Outsourcing ma też ograniczenia. Przy dużych zakładach pracy – zatrudniających kilkaset lub więcej pracowników – przepisy wprost wymagają etatowej służby BHP.
Przy działalności o wysokim ryzyku zawodowym – budownictwo, przemysł chemiczny, górnictwo – stała obecność specjalisty BHP w zakładzie może być praktycznie niezbędna, nawet jeśli przepisy formalnie dopuszczają outsourcing. Przy rozbudowanych inwestycjach budowlanych zewnętrzny specjalista BHP odwiedzający zakład raz na kilka tygodni może być niewystarczający.
Jak prawidłowo zorganizować współpracę z zewnętrzną firmą BHP?
Dobra współpraca zaczyna się od precyzyjnego określenia zakresu usług w umowie. Częstotliwość wizyt w zakładzie, terminy realizacji poszczególnych zadań i zasady komunikacji przy nagłych zdarzeniach powinny być jasno określone.
Warto pamiętać że pracodawca zlecający obsługę BHP zewnętrznej firmie nie jest zwolniony z odpowiedzialności za stan BHP w zakładzie. Właściwy wybór partnera i bieżąca kontrola jakości jego pracy są obowiązkiem pracodawcy. Prawidłowe prowadzenie dokumentacji, terminowe szkolenia i aktywna reakcja na zalecenia specjalisty są po stronie firmy, a nie wyłącznie po stronie zewnętrznego podmiotu.
